Il n’est malheureusement pas possible de s’adresser personnellement à chaque entrepreneur. Mais nous marquerons déjà un grand coup si nous parvenons à une situation où les collaborateurs internes des organisations sectorielles connaissent l’OiRA Travail de bureau et le portent systématiquement à l’attention des autres. Conseillers juridiques, agents du service d’aide (helpdesk), délégués régionaux, formateurs et responsables des formations... tout le monde peut apporter sa contribution à la promotion.

Comment faire pour que vos collaborateurs intègrent l’OiRA Travail de bureau dans leurs activités ?

• Ce plan de communication s’accompagne d’un texte destiné à faciliter la communication interne sur l’importance et l’objectif de l’OiRA Travail de bureau.
• Sur simple demande, le Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale se rend dans votre organisation pour une présentation ou une démonstration. Les demandes sont à adresser à Frank Dehasque : focalpoint@emploi.belgique.be
• Pour que la promotion de l’outil OiRA fasse réellement partie du quotidien de vos collaborateurs, l’outil doit impérativement être rappelé régulièrement à leur bon souvenir. Vous devez donc prévoir des messages de rappel et un état des lieux en concertation d’équipe ou d’autres formes de communication interne.
• Intégrez l’OiRA Travail de bureau dans l’accueil des nouveaux collaborateurs et dans la formation de tous les collaborateurs.
• Accordez aux fiches infos « L’OiRA, pourquoi et comment ? » et « La sécurité avant tout ! » une place centrale sur le serveur de votre organisation. Tous vos collaborateurs pourront ainsi les retrouver rapidement et facilement pour les partager avec les employeurs. Les fiches infos peuvent être diffusées au format numérique ou sur papier.

Formations destinées aux employeurs

Les deux fiches infos pratiques « L’OiRA, pourquoi et comment ? » et « La sécurité avant tout ! » peuvent servir de base à la composition de formations. Remettez-en un exemplaire à chaque participant.
Distribuez les autocollants à la fin de la formation. Vous offrirez ainsi une visibilité et un droit de parole à l’OiRA à l’intérieur des entreprises.

Formations destinées aux professeurs et formateurs de l’enseignement général, technique et professionnel

• Utilisez le texte de motivation prêt à l’emploi pour les enseignants et les formateurs. Vous pouvez profiter de diverses occasions pour vous adresser à ce groupe cible, par exemple l’organisation d’une formation.
• Les enseignants et les formateurs peuvent, eux aussi, être rapidement initiés à l’OiRA Travail de bureau grâce aux deux fiches infos explicites.
• Ils pourront ensuite embarquer leurs élèves, apprenants et stagiaires sur cet important navire. Pour ce faire, ils peuvent utiliser la fiche didactique sur mesure pour le secteur. Demandez-leur d’intégrer cette fiche spéciale dans leurs cours ou dans leurs formations.
• Votre organisation édite des publications pour les élèves ou les apprenants ? Dans ce cas, n’hésitez pas à y publier la fiche didactique dans son intégralité !
• Incitez les enseignants et les formateurs qui se rendent en entreprise dans le cadre du suivi d’un stagiaire à demander s’il y existe un plan de prévention actualisé en matière de sécurité et de santé. Encouragez-les à motiver les employeurs à utiliser l’OiRA Travail de bureau.

L’OiRA Travail de bureau dans la communication numérique

L’information par voie numérique est idéale. Les employeurs atterrissent directement sur www.votreanalysedesrisques.be, d’où ils peuvent accéder à l’outil OiRA Travail de bureau en quelques clics.

• Créez, si ce n’est déjà fait, une rubrique « Sécurité et santé » sur votre site web, ou un bouton « OiRA Travail de bureau » direct. Utilisez le texte promotionnel destiné à la communication externe en introduction de la page web.
• Faites en sorte que la page web soit facile à retrouver dans la structure web.
• Utilisez les bannières web sur la page d’accueil et sur la page dédiée à l’OiRA Travail de bureau pour indiquer la voie jusqu’à www.votreanalysedesrisques.be.
• Faites en sorte que les deux fiches infos soient faciles à trouver et à télécharger.
• Publiez les invitations aux événements OiRA dans votre rubrique Infos/News.
• Évitez à tout prix de lier les informations générales à une période déterminée.
• Diffusez aussi le texte promotionnel à travers votre bulletin d’info électronique et par e-mail.

• Le texte promotionnel se prête aussi parfaitement à une publication dans votre revue sectorielle ou bulletin d’infos.
• Vous pouvez naturellement compléter ces informations générales d’une interview, d’un témoignage, de l’annonce ou du compte-rendu d’une formation OiRA...
• Misez également sur les annonces sectorielles – sous toutes leurs variantes – dans votre revue sectorielle et d’autres publications.

De la répétition naît la conviction. Plus vous utilisez de canaux pour informer les employeurs de l’OiRA Travail de bureau, plus vous augmentez les chances qu’ils l’utilisent effectivement. Invitez donc toutes vos organisations partenaires, qui s’adressent aussi aux employeurs, à contribuer à la promotion de l’outil. Nous vous fournissons une série de textes de présentation visant à porter l’attention de divers organismes et services pertinents sur l’OiRA Travail de bureau :

• Autres organisations sectorielles
• Fournisseurs du secteur
• Syndicats
• Services de prévention

Vous pouvez utiliser ces textes pour inviter ces organisations, par e-mail et/ou par courrier, à s’engager en faveur de la promotion de l’outil.

Pour ce faire, il vous suffit d’exécuter systématiquement les étapes précédentes et d’accorder à l’OiRA une place de choix dans votre communication sur les réseaux sociaux. Relevez le défi et planifiez – bien à l’avance – une publication hebdomadaire au sujet de l’OiRA sur Facebook, Twitter et LinkedIn.

Facebook vous permet de communiquer de manière plus informelle avec les employeurs. Tandis que Twitter et LinkedIn vous donnent accès à un arrière-ban de leaders d’opinions et de contacts sectoriels, à qui vous pouvez démontrer que ça bouge en matière de sécurité. Ces publications peuvent par ailleurs aussi être diffusées dans vos bulletins d’info électronique. Faites preuve de créativité !

Planifiez la publication de 12 témoignages, étalés sur l’année

• Vous pouvez aussi publier les témoignages d’utilisateurs satisfaits de l’outil OiRA. C’est la meilleure des publicités. Vous pouvez recueillir ces témoignages à l’aide d’un questionnaire en ligne (voir à la 7^e étape). Vous pouvez naturellement aussi demander aux employeurs de compléter le questionnaire sur papier, par exemple à l’occasion d’une visite en entreprise.
• Vous pouvez également publier les témoignages de collègues du secteur qui ont participé au développement de l’OiRA Travail de bureau, du directeur de votre organisation, d’un délégué sectoriel, d’un formateur, d’un enseignant ou d’un maître de stage ... ou d’autres personnes concernées ou intéressées prêtes à témoigner des avantages de l’OiRA Travail de bureau. 

Prévoyez 20 publications liées à des moments précis de l’année

Dans le calendrier des réseaux sociaux, vous trouverez déjà 20 publications variées et adaptées aux différents événements qui jalonnent l’année. À chaque fois, le résultat est le même : vous attirez l’attention du public cible sur l’OiRA Travail de bureau.

Vous pouvez sans aucun doute répertorier d’autres événements (sectoriels) offrant une occasion rêvée de donner un coup de projecteur sur l’OiRA Travail de bureau.

Programmez 20 messages engageants liés à votre propre fonctionnement
Nous en énumérons quelques possibilités ci-dessous. Vous pouvez sans problème les réutiliser régulièrement tout au long de l’année.

Nous vous remercions d’ores et déjà chaleureusement de tous vos efforts en vue de participer à la promotion de l’OiRA Travail de bureau. Vous n’êtes pas seul à bord.

Que vous offre le SPF Emploi ?

• Ce plan de communication complet, reprenant tous les moyens de communication possibles.

• La possibilité d’une démonstration/présentation de l’outil au sein de votre organisation.

Que fait encore le SPF Emploi ?

• Il implique et motive tous les secteurs engagés dans l’OiRA.
• Il assure une communication centrale avec l’inspection, les services de prévention, les syndicats, ...

Vous restez un maillon important de la chaîne
Vous pouvez contribuer à maximiser l’impact de tous les efforts fournis par les différents secteurs en partageant votre contribution personnelle avec le SPF Emploi. Chaque année, avant le 1er mars, renvoyez au SPF Emploi la fiche d’impact de l’OiRA Travail de bureau récapitulant l’ensemble de vos efforts de l’année écoulée.

Qu’en fait le SPF Emploi ? Il en intègre les résultats dans sa communication à l’attention des différentes parties prenantes et de la presse.

Le savoir, c’est le pouvoir
Qui utilise déjà l’OiRA Travail de bureau et comment cela se passe-t-il ? Nous avons composé un formulaire d’évaluation simple à utiliser en marge de vos formations et visites d’entreprises. Vous pouvez également le transférer par e-mail aux contacts prêts à partager leur expérience.

Conseils pour soutenir les efforts de communication la deuxième année
Faites l’évaluation (6^e étape) de vos efforts. Parlez-en avec la direction et/ou en équipe en partant des questions suivantes :
Avons-nous fait ce qui était en notre pouvoir pour exécuter le scénario ? Quelle dynamique avons-nous ainsi enclenché ?

• Effets positifs sur la communication interne et la collaboration ?
• Portée plus étendue pour l’OiRA ?

• Effets positifs sur la communication et la collaboration ? 
• Portée plus étendue pour l’OiRA ?

• Effets positifs sur la communication et la collaboration ? 
• Portée plus étendue pour l’OiRA ?

Quelles conclusions pouvons-nous en tirer ? Plus/moins/autant d’efforts à fournir pour la promotion de l’OiRA, car ...
 
Parcourez l’ensemble du plan de communication et élaborez, pour chaque étape, un plan d’action pour l’année à venir.

Diffusez les résultats de l’évaluation en interne et en externe. Pour ce faire, vous pouvez utiliser l’article type pour le lancement de la 2^e année.
Vous pouvez démarrer la promotion de l’OiRA Travail de bureau à tout moment de l’année. De toute façon, la stratégie à déployer s’étale sur plusieurs années.